PROPOSAL KERJA PRAKTEK

MEMPELAJARI SISTEM PERENCANAAN PERSEDIAAN PRODUK PADA DIVISI FOOD SEASONING DI PT AJIONOMOTO INDONESIA

 

Oleh:

KARBELA HENGGARININGTIAS

34413764

JURUSAN TEKNIK INDUSTRI

FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI

UNIVERSITAS GUNADARMA

DEPOK

2016

I.          JUDUL

            MEMPELAJARI SISTEM PERENCANAAN PERSEDIAAN PRODUK PADA DIVISI FOOD SEASONING DI PT AJIONOMOTO INDONESIA

II.        PERSONALIA

2.1       PELAKSANA          : Karbela Henggariningtias

                                                  Mahasiswa semester 5 (lima) Jurusan Teknik            Industri, Fakultas Teknologi Industri, Universitas                 Gunadarma, Depok.

2.2       PEMBIMBING        : Ir. Farry Firman Hidayat, Msie

                                                  Staf pengajar pada Jurusan Teknik Industri,             Fakultas Teknologi Industri, Universitas                                Gunadarma, Depok.

III.      LATAR BELAKANG

            Semakin pesatnya ilmu serta teknologi yang semakin hari semakin berkembang, memacu banyak perusahaan industri untuk selalu mengembangkan produknya untuk menghadapi persaingan yang ada. Permasalahan yang sering dihadapi adalah ketidakmampuan perusahaan dalam mengoptimalkan persediaan yang dimiliki pada saat akan melakukan proses produksi. Untuk dapat bertahan dalam persaingan tersebut, maka suatu perusahaan perlu melakukan perencanaan produksi sebaik mungkin sehingga proses produksi dapat berjalan sebagaimana yang telah direncanakan.

            Perencanaan produksi yang baik sangat dibutuhkan agar mampu menghasilkan produk yang memiliki kualitas tinggi dan mampu memenuhi kebutuhan permintaan konsumen. Perwujudan dari hal tersebut, diperlukanlah material requirement planning. Material requirement planning adalah suatu perancangan dan pengelolaan sistem produksi yang baik pada perusahaan industri yang terkait agar proses produksi dapat berjalan baik dan lancar. Sistem produksi merupakan sistem yang mengatur kegiatan produksi dari bahan mentah diproses hingga dapat  menghasilkan barang setengah jadi, barang jadi yang memiliki penambahan nilai dan dapat dipasarkan.

            PT. Ajinonomoto Sukses Makmur adalah suatu perusahaan yang bergerak dalam industri pangan yang memproduksi berbagai macam jenis makanan hingga pelengkap makanan. Seiring dengan luasnya daerah pemasaran serta banyaknya permintaan produksi oleh konsumen, maka untuk menjamin kelancaran proses produksi adalah sangat penting dilakukan perencanaan persediaan produk untuk beberapa periode ke depan dan dilakukan perencanaa produksi yang tepat sasaran.

IV.      IDENTIFIKASI MASALAH

            Indentifikasi masalah merupakan masalah yang terdapat pada proses pengambilan data pada saat kerja praktek. Bagaimana mengetahui sistem perencanaan persediaan produk pada divisi food seasoning.

V.        PEMBATASAN MASALAH

            Pembatasan masalah merupakan batasan yang dilakukan pada saat melakukan kerja praktek. Perusahaan yang akan diamati adalah PT. Ajinomoto yang berada di. Laksda Yos Sudarso, No. 77- 78, Sunter, Daerah Khusus Ibukota Jakarta. Pengambilan data dilakukan dibagian PPIC untuk divisi food seasoning. Pengambilan data yang dilakukan yaitu dengan cara mengamati sistem perencanaan persediaan produk pada divisi food seasoning.

VI.      PERUMUSAN MASALAH

            Perumusan masalah merupakan masalah apa saja yang terdapat pada proses kerja praktek. Pengambilan data yang dilakukan yaitu dengan cara mengamati sistem perencanaan persediaan produk pada divisi food seasoning.

VII.     TUJUAN PENELITIAN

            Tujuan penelitian dari pengamatan dalam kerja praktek dibuat agar pengamatan yang dilakukan tidak keluar dari tujuan penelitian. Berdasarkan perumusan masalah berikut merupakan tujuan penelitian.

1.        Melakukan pengamatan terhadap divisi food seasoning yang dihasilkan pada PT. Ajinomoto Melakukan pengamatan terhadap berapa banyak produk yang harus diproduksi oleh PT. Ajinomoto dalam periode tertentu.

2.        Melakukan pengamatan terhadap sistem perencanaan persediaan produk pada PT. Ajinomoto untuk divisi food seasoning.

VIII.    TINJAUAN PUSTAKA

Material Requirement Planning (MRP) dapat didefinisikan sebagai suatu teknik atau set prosedur yang sistematis dalam penentuan kuantitas serta waktu dalam proses pengendalian kebutuhan bahan terhadap komponen-komponen permintaan yang saling bergantungan atau dependent demand items.  Perencanaan kebutuhan material atau MRP merupakan suatu konsep dalam manajemen produksi yang membahas cara yang tepat dalam perencanaan kebutuhan barang dalam proses produksi. Teknik MRP dapat digunakan untuk merencanakan bahan yang dibutuhkan dan diterima saat yang tepat, dengan jumlah yang sesuai, dan tanpa menimbulkan persediaan yang berlebihan. (Herjanto, 2008)

Sistem MRP dimaksudkan untuk mencapai tujuan sebagai berikut yaitu. Meminimalkan persediaan, MRP menentukan berapa banyak dan kapan suatu komponen diperlukan disesuaikan dengan jadwal induk produksi dan dengan metode ini pengadaan atau pembelian atas komponen-komponen yang diperlukan untuk suatu rencana produksi dapat dilakukan sebatas yang diperlukan saja sehingga dapat meminimalkan biaya persediaan. Mengurangi resiko karena keterlambatan produksi atau pengiriman, MRP mengidentifikasi banyaknya bahan dankomponen yang diperlukan baik segi jumlah dan waktunya dengan memperhatikan waktu tenggang produksi maupun pengadaan komponen sehingga dapat memperkecil resiko tidak tersedianya bahan yang akan diproses yang dapat mengakibatkan terganggunya rencana produksi. (Herjanto, 2008)

Komitmen yang realistis, dengan MRP jadwal produksi diharapkan dapat dipenuhi sesuai dengan rencana sehingga komitmen terhadap pengiriman barang dapat dilakukan secara lebih realistis, hal tersebut mendorong meningkatnya kepuasan dan kepercayaan konsumen. Meningkatkan efisiensi, MRP juga mendorong peningkatan efisiensi karena jumlah persediaan, waktu produksi, dan waktu pengiriman barang dapat direncanakan lebih baik sesuai dengan jadwal induk produksi. Komponen dasar MRP terdiri atas jadwal induk produksi, daftar material dan data persediaan. Berdasarkan informasi dari jadwal induk produksi dapat diketahui permintaan dari suatu produk akhir, yang selanjutnya dengan mengetahui komponen yang membentuk produk akhir itu, status persediaan dan waktu tenggang yang diperlukan untuk memesan bahan atau merakit komponen-komponen yang bersangkutan dapat disusun suatu perencanaan kebutuhan dari komponen yang diperlukan. (Herjanto, 2008)

Keluaran MRP berupa jadwal pesanan pembelian komponen kepada pemasok atau pesanan kepada bagian produksi untuk mengerjakan perakitan komponen tertentu. Proses ini disebut pemecahan produk (product explosion) karena permintaan suatu produk akhir dipecah kedalam permintaan dari berbagai komponen produk tersebut. Masing-masing komponen dasar dari MRP dijelaskan lebih lanjut berikut ini. (Herjanto, 2008)

Jadwal induk produksi atau master production schedule (MPS) merupakan gambaran atas periode perencanaan dari suatu permintaan, termasuk peramalan, backlog, rencana suplai atau penawaran, persediaan akhir, serta kuantitas yang dijanjikan tersedia (available to promise). MPS mengendalikan MRP dan merupakan masukan utama dalam proses MRP. MPS harus dibuat secara realistis dengan mempertimbangkan kemampuan kapasitas produksi, tenaga kerja dan subkontraktor. Daftar material merupakan komponen dasar yang selanjutnya, daftar material merupakan definisi yang lengkap tentang suatu produk akhir meiputi daftar barang atau material yang diperlukan bagi perakitan, pencampuran, atau pembuatan akhir itu. Aplikasi MRP dimulai dengan mengetahui komponen-komponen dari produk yang akan diproduksi atau dirakit. Daftar dari produk dan komponennya yang diperlukan disebut sebagai daftar material (bill of materials, BOM). BOM dibuat sebagai bagian dari proses disain dan kemudian digunakan untuk menentukan barang apa yang harus dibeli dan barang apa saja yang harus dibuat. Hubungan antara suatu barang dan komponennya dijelaskan dalam suatu struktur produk. Produk akhir atau parent item disebut sebagai item level (jenjang) 0, sedangkan komponen pembentuk produk akhir disebut sebagai item level 1, sub komponen berikutnya disebut item level 2 dan seterusnya. (Herjanto, 2008)

Istilah-istilah yang terdapat dalam MRP bermacam-macam yaitu. Gross requirement (GR) atau kebutuhan dasar adalah keseluruhan jumlah item atau komponen yang diperlukan pada suatu periode. Schedule receipts (SR) atau penerimaan yang dijadwalkan adalah jumlah item yang akan diterima pada suatu periode tertentu berdasarkan pesanan yang telah dibuat. On-hand inventory (OI) atau persediaan di tangan merupakan proyeksi persediaan yaitu jumlah persediaan pada akhir suatu periode dengan memperhitungkan jumlah persediaan yang ada ditambah dengan jumlah item yang akan diterima atau dikurangi dengan jumlah item yang dipakai atau dikeluarkan dari persediaan pada periode tersebut. Project Available merupakan kuantitas yang diharapkan ada dalam persediaan pada akhir periode dan tersedia untuk penggunaan dalam periode selanjutnya. Net requirements (NR) atau kebutuhan bersih adalah jumlah kebutuhan bersih dari suatu item yang diperlukan untuk dapat memenuhi kebutuhan kasar pada suatu periode yang akan datang. Net requirement dan project available dihitung berdasarkan formula berikut. (Gaspersz, 1998)

Project Available = On hand periode awal + SR + PORt + GR

NR = GR + Allocation + Safety Stock – SR – Project Avaible periode lalu

Planned order releases (PO) atau pelepasan pemesanan yang direncanakan adalah jumlah item yang direncanakan untuk dipesan untuk dapat memenuhi perencanaan pada masa yang akan datang. Current inventory adalah jumlah material yang secara fisik tersedia dalam gudang pada awal periode. Allocated adalah jumlah persediaan yang telah direncanakan untuk dialokasikan pada suatu penggunaan tertentu. Lead time adalah waktu tenggang yang diperlukan untuk memesan atau membuat suatu barang sejak saat pesanan atau pembuatan dilakukan sampai barang itu diterima atau selesai dibuat. Lot size merupakan kuantitas pesanan atau order quantity dar item yang memberitahukan MRP berapa banyak kuantitas yang harus dipesan. Safety stock merupakan stok pengaman yang ditetapkan oleh perencana MRP untuk mengatasi fluktuasi permintaan atau penawaran. Planning horizon merupakan bayaknya waktu ke depan yang tercakup dalam perencanaan. Kebutuhan untuk setiap komponen yang diperlukan dalam melaksanakan MPS dengan menggunakan prosedur sebagai berikut. (Herjanto, 2008)

1.      Melakukan analisis rencana produksi produk akhir (level 0), dimulai dari penetapan kebutuhan kasar (GR) yang jumlahnya sesuai dengan rencana produksi yang terdapat dalam MPS.

2.      Netting yaitu menghitung kebutuhan bersih dari kebutuhan kasar dengan memperhitungkan jumlah barang yang akan diterima, jumlah persediaan yang tersedia dan jumlah persediaan yang telah dialokasikan.

3.      Menempatkan suatu pelepasan pemesanan (PO) pada waktu yang tepat dengan cara menghitung mundur (backward scheduling) dari waktu yang dikehendaki dengan memperhitungkan waktu tenggang perakitan atau pembuatan akhir tersebut.

4.      Menjabarkan rencana produksi produk akhir ke kebutuhan kasar untuk komponen-komponennya (level 1) dengan memperhatikan kebutuhan per unit sesuai dengan daftar material (BOM). Komponen level 1, kebutuhan kasar mengacu pada rencana pelepasan pesanan (PO) dari level 0.

5.      Proses analisis diteruskan ke komponen-komponen level berikutnya sampai semua komponen telah dianalisis.

6.      Dibuatkan rangkuman yang menunjukkan jadwal pembelian komponen dasar yang tidak dibuat atau dirakit oleh perusahaan dan jadwal produksi jangka pendek per jenis item. Jadwal pembelian disampaikan ke bagian pengadaan, sedangkan jadwal produksi disampaikan ke lini-lini terkait.

Kebutuhan persediaan yang diketahui besarnya dan seragam dari satu periode ke periode lain, ukuran lot yang optimal dapat dicari dengan menggunakan metode kuantitas pesanan ekonomis (EOQ). Permintaan yang tidak seragam, metode EOQ seringkali tidak memberikan hasil optimal. Metode lot untuk lot (LFL), penyeimbang sebagian periode (PPB), dan kuantitas pemesanan periode (POQ) merupakan metode-metode lain yang dapat memberikan hasil. Berikut merupakan penjelasan dari metode-metode tersebut. (Herjanto, 2008)

Metode lot untuk lot (lot for lot, LFL) atau dikenal juga sebagai metode persediaan minimal, berdasarkan pada ide menyediakan persediaan atau memproduksi sesuai dengan yang diperlukan saja, jumlah persediaan diusahakan seminimal mungkin. Jumlah pesanan sesuai dengan jumlah pesanan sesuai dengan jumlah yang sesungguhnya diperlukan lot untuk lot ini menghasilkan tidak adanya persediaan yang disimpan, sehingga biaya yang timbul hanya berupa biaya pemesanan saja. Metode LFL mengandung resiko yaitu jika terjadi keterlambatan dalam pengiriman barang, jika persediaan bahan baku mengakibatkan terhentinya produksi, jika persediaan berupa barang jadi menyebabkan tidak terpenuhinya permintaan pelanggan. Perusahaan yang menjual barang yang tidak tahan lama (perishable products), metode ini merupakan pilihan yang terbaik. (Herjanto, 2008)

Metode penyeimbangan sebagian periode (part period balancing, PPB) merupakan salah satu pendekatan dalam menentukan ukuran lot untuk suatu kebutuhan material yang tidak seragam, yang bertujuan memperkecil biaya total persediaan. Metode ini seperti EOQ, metode ini berusaha untuk membuat biaya penyimpanan sama dengan biaya pemesanan. Berbeda dengan model EOQ metode ini dapat menggunakan jumlah pesanan yang berbeda untuk setiap pesanan, yang dikarenakan jumlah permintaan setiap periode tidak sama. Ukuran lot dicari dengan menggunakan pendekatan sebagaian periode ekonomis (economic part period, EPP) yaitu dengan membagi biaya pemesanan (biaya set up untuk kasus produksi) dengan biaya penyimpanan per unit periode. (Herjanto, 2008)

Kebutuhan diakumulasikan periode demi periode sampai mendekati nilai EPP. Akumulasi persediaan yang mendekati nilai EPP merupakan ukuran lot yang dapat memperkecil biaya persediaan. (Herjanto, 2008)

Eqonomic order quantity (EOQ) adalah teknik pemesanan dalam manajemen pengadaan yaitu cara perhitungan pemesanan bahan baku sekali pesan atau berangsur dengan biaya paling minimum. Variabel-variabel berikut ini akan digunakan untuk menentukan biaya pesan, biaya simpan, dan menghitung kuantitas pemesanan optimal. (Saleh, 2012)

Q         = jumlah satuan per pesanan

Q*       = EOQ

D         = kebutuhan bahan baku (annual demand)

S          = biaya pesan per pesanan (set up/ordering cost)

H         = biaya simpan/unit/hari (holding/carrying cost)

OI       = (Current Inventory + SR) – NR

Keterangan:

OI                          =   onhand inventory merupakan proyeksi persediaan yaitu jumlah persediaan pada akhir suatu periode dengan memperhitungkan jumlah persediaan yang ada ditambah dengan jumlah item yang akan diterima atau dikurangi dengan jumlah item yang dipakai atau dikeluarkan dari persediaan pada periode itu.

SR                          =   schedule receipt merupakan jumlah item yang akan diterima pada suatu periode tertentu berdasarkan pesanan yang telah dibuat.

Current inventory   =   jumlah material yang secara fisik tersedia dalam gudang pada awal periode.

NR                         =   net requirement atau jumlah kebutuhan bersih dari suatu item yang diperlukan untuk dapat memenuhi kebutuhan kasar pada suatu periode.

EOQ memiliki kelebihan dan kekuurangan yaitu. Kelebihan EOQ merupakan teknik yang mudah yang memasukkan parameter biaya dan teknik yang menentukan trade off antara biaya pesan, set up dan ongkos simpan. Kekurangan EOQ adalah metode yang mengabaikan kemungkinan permintaan yang akan datang pada MRP. Teknik ini bukan teknik eksak sehingga sering mengakibatkan adanya sisa dari persediaan sehingga akan meningkatkan ongkos simpan. (Saleh, 2012)

IX.       TATA LAKSANA

            Tata pelaksanaan serta kegiatan kerja praktek ini dilakukan berdasarkan waktu dan lokasi yang ditentukan. Waktu dan lokasi dilaksanakan kerja praktek akan dilakukan.

Waktu

Kegiatan kerja praktek akan dilaksanakan pada tanggal 15 bulan Juli hingga 16 Agustus 2016.

Lokasi

PT. Ajinomoto Indonesia yang berlokasi JL. Laksda Yos Sudarso, No. 77- 78, Sunter, Daerah Khusus Ibukota Jakarta.

X.        METODOLOGI

            Metodologi menjelaskan proses penelitian dan pengambilan data yang dilakukan dalam kerja praktek.

1.        Studi Lapangan

Meliputi pengamatan dan peninjauan terhadap proses pekerjaan yang sedang berlangsung. Wawancara juga dilakukan terhadap pihak yang terkait dan membahas hasil data yang didapatkan.

2.        Studi Pustaka

Meliputi pengumpulan sumber-sumber laporan dari berbagai buku. Baik buku yang terdapat di perpustakaan kampus, perpustakaan umum, perusahaan, dan dari berbagai referensi.

XI.       LAPORAN

            Laporan merupakan penyusunan pengambilan data pada proses produksi berdasarkan kerja praktek yang akan disusun dalam bentuk tertulis. Laporan yang telah ditulis dan disusun kemudian dilakukan bimbingan oleh dosen pembimbing.

XII.     RENCANA JADWAL KEGIATAN KERJA PRAKTEK PADA PT.             AJIONOMOTO INDONESIA

            Jadwal kegiatan kerja praktek yang dilakukan di PT.  Ajinomoto Indonesia merupakan kegiatan yang dilakukan penulis dalam kerja praktek sampai penulisan ilmiah selesai. Jadwal kegiatan kerja praktek yang dilakukan penulis di PT. Ajinomoto Indonesia adalah sebagai berikut.

Kegiatan	Agustus – September 2015
	Minggu I	Minggu II	Minggu III	Minggu IV
1. Persiapan ke lapangan, pengenalan dengan staf dan karyawan, serta pengenalan lingkungan pabrik.
2. Mempelajari gambaran umum perusahaan.
3. Wawancara dan konsultasi dengan pihak terkait
4. Mampelajari cara kerja dari operator.
5. Mengumpulkan data yang diperlukan.
6. Menyelesaikan tugas dan melengkapi data yang dibutuhkan.